Promocean hanterar procurement av mycket kundanpassade produkter från leverantörer över hela världen. Varje inköpsorder kräver kontinuerlig kommunikation med leverantörerna för att bekräfta leveransdatum, hantera avvikelser och säkerställa att åtaganden gentemot kunderna uppfylls.

I takt med att verksamheten växte blev dessa aktiviteter alltmer beroende av manuellt arbete.

procurement-teamet lade omkring 19 timmar varje dag på att följa upp inköpsorder via Outlook och Excel. Kommunikationsprocesserna varierade från leverantör till leverantör, insynen i problem i leveranskedjan var begränsad och värdefull operativ kunskap förblev knuten till enskilda medarbetare.

Den nya lösningen har i grunden förändrat hur procurement fungerar. I stället för att ägna större delen av dagen åt att hantera e-post och manuellt följa upp inköpsorder kan inköparna fokusera på leverantörsrelationer, avvikelsehantering och taktiskt beslutsfattande.

En av projektets grundläggande principer var förtroende. I stället för att automatisera procurement-besluten fullt ut från första dagen valde Promocean en human-in-the-loop-modell.

Varje AI-genererad rekommendation granskas av procurement-specialister innan den genomförs. Deras feedback förbättrar systemet kontinuerligt, vilket gör att lösningen blir smartare över tid samtidigt som fullständig styrning och transparens säkerställs.

Det här arbetssättet gjorde det möjligt för medarbetarna att snabbt börja använda lösningen och samtidigt känna förtroende för AI-stött beslutsfattande.