Varje månad står företag till svars inför sina egna medarbetare. När lönebeskedet landar i medarbetarnas digitala brevlåda och pengarna sätts in på kontot är det sanningens ögonblick. Har löneadministrationen fungerat som den ska? Är lönen och lönebeskedet korrekta?
Ofta är svaret nej, eftersom modern löneadministration både är komplex och resurskrävande och innebär många risker för fel och brister om man inte har alla nödvändiga kompetenser internt för att hantera lönen själv.
Därför erbjuder SAP-bolaget SOA People sina kunder möjligheten att outsourca hela eller delar av sin lönefunktion till SOA Peoples Service Center. Samarbetet kan utformas på många olika sätt beroende på företagets storlek och behov, men det finns ändå en viktig gemensam nämnare: genom att outsourca löneadministrationen till SOA People får företagen inte bara en eller två konsulter, utan ett helt team av specialister som stöttar dem.
Den externa kollegan
I praktiken fungerar konsulterna i SOA Peoples Service Center som externa, betrodda kollegor som är en del av verksamheten.
”Det bästa exemplet är kanske att vissa kunder inte ens är medvetna om att de kommunicerar med en extern löneadministratör. Vi känner lika stort ansvar för deras lönefunktion som de själva gör. Vi är inte bara en funktion man kontaktar, utan en kollega som gör allt för att ge bästa möjliga service.”
Director of Service Centre of Excellence, SOA People Denmark
”Tack vare vår storlek har varje konsult ett stort nätverk att bolla med, vilket ofta gör att uppgifter och utmaningar löses snabbare och mer effektivt. Dessutom går vi många utbildningar, så att vi alltid är uppdaterade och kan rådgiva både våra kunder och varandra med den senaste kunskapen. Det är svårt i en organisation där det kanske bara finns en eller två personer som arbetar med lön och samtidigt ska hantera semester och föräldraledighet,” säger Katrine Meier, Director of Service Center of Excellence, SOA People.”
Den mänskliga faktorn är viktig
Även om SOA People Denmark Service Centre utnyttjar alla möjligheter till automatisering och effektivisering som SAP:s intelligenta ERP-lösningar erbjuder, är det viktigt att påpeka att lönehanteringen inte bör automatiseras utan mänsklig kontroll.
”Vissa tror att lönekörning kan göras med ett knapptryck, men det är många saker som måste vara på plats för att en lönekörning ska bli korrekt. Vi simulerar lönen löpande för att säkerställa att allt ser rätt ut. Om något behöver justeras eller förtydligas kontaktar vi kunden eller våra egna experter. Lön blir aldrig mer korrekt än de uppgifter som matas in,” säger Senior Consultant Marianne Rysbjerg.
Felkällorna är många, och de kan ha stor påverkan på lönen. Har rätt antal kilometer registrerats? Är semestern registrerad med eller utan lön?
”En registrering kan vid första anblick verka korrekt när företagets eget system inte reagerar, men ett mänskligt öga hos oss kan upptäcka att något ändå inte stämmer. Det är lite som när stavningskontrollen ser till att ett ord är rättstavat, men missar att sammanhanget är fel.”
Nya lagkrav och kollektivavtal
Ständigt nya lagkrav och kollektivavtal bidrar till att göra lönefunktionen och HR-arbetet mer komplext i företag, som därför har stor nytta av den kunskapsdelning som kontinuerligt sker i SOA Peoples interna erfarenhetsgrupper.
”Även om den nya semesterlagen nu har några år på nacken väcker den fortfarande många frågor och tolkas på nya sätt. Snart kommer också nya regler för föräldraledighet. Vi blir själva hela tiden mer insatta och kan rådgiva våra kunder om de senaste reglerna och tolkningarna, som kan vara svåra att överblicka. Det tillkommer också ständigt nya kollektivavtal, och ett företag har ofta flera olika avtal att hantera. Därtill kommer alla lokala avtal, vilket innebär att kunder i samma bransch och med samma kollektivavtal ändå kan ha behov av olika löneupplägg,” förklarar Senior Consultant Lene Schack Villumsen.
Senior Consultant at SOA People Denmark
”Vissa tror att lönekörning kan göras med ett knapptryck, men det är många saker som måste vara på plats för att en lönekörning ska bli korrekt. Vi simulerar lönen löpande för att säkerställa att allt ser rätt ut. Om något behöver justeras eller förtydligas kontaktar vi kunden eller våra egna experter. Lön blir aldrig mer korrekt än de uppgifter som matas in,” säger Senior Consultant Marianne Rysbjerg.”
Statistik och lönerefusion får inte glömmas bort
Enligt Senior Consultant Lene Schack Villumsen hjälper SOA People också många företag med de lagstadgade rapporteringarna av löner och anställda till Danmarks Statistik.
”Det är ofta något som företagen inte är medvetna om förrän det dyker upp ett meddelande i deras e-Boks om att det är ett visst antal dagar kvar till deadline för rapporteringen. Det är viktigt att lönerapporteringen sker i tid, och det hjälper vi våra kunder med.”
Detsamma gäller olika former av lönerefusion för unga och vuxna lärlingar.
”Det är förvånande hur många företag som antingen inte är tillräckligt uppmärksamma på möjligheterna eller har svårt att överblicka vad de ska göra. Ja, det kan vara en omfattande uppgift, men det finns också mycket pengar att hämta. Vi har hjälpt många företag att få refusioner som de annars hade gått miste om.”
Fler har individuella löneavtal
”Generellt ökar kraven på effektiv löneadministration i takt med att anställningar idag är mer individbaserade än tidigare”, förklarar Service Centrets chef Katrine Meier.
”Det blir allt vanligare med individuella avtal om bonus, semester, föräldraledighet och förmåner, som den slutliga lönen ska spegla. Det kan vara kostsamt att sätta upp system som hanterar olika individers behov, och allt kan inte automatiseras utan kräver individuell hantering.”
Det är också en vanlig utmaning för företags löneadministration att fler utländska medarbetare anställs, med särskilda regler kring skatt samt uppehålls- och arbetstillstånd.
”Det finns många typer av särskilda avtal och villkor som ett system inte utan vidare kan hantera, och där vi rådgiver och hjälper företagen så att de kan möta sina medarbetares behov och få en flexibel lösning som fungerar i vardagen,” säger Senior Consultant Marianne Rysbjerg.
Fördelar med outsourcing:
➡ Mindre sårbarhet vid frånvaro
➡ Bred kompetens i löneteamet
➡ Hög kvalitet i leveransen
➡ Frigör interna resurser
Vill du veta mer om löneoutsourcing?
Fyll i formuläret eller ring oss på
+45 3555 5575